Programa de Ética e Compliance

O Programa de Ética e Compliance é um instrumento corporativo de reflexão sobre o comportamento dos colaboradores do Ultra e suas consequências, seja sobre a integridade de cada um ou sobre a integridade da companhia.

Sua aplicação envolve a divulgação de princípios e regras claras de conduta, passa pelas diversas formas de treinamentos e orientações, e abrange o controle por meio de uma estrutura de monitoramentos e auditorias. Neste processo, a comunicação é peça fundamental para promover um genuíno alinhamento de interesses.

E é este alinhamento de interesses que gera segurança para garantir autonomia e proporcionar reconhecimentos pela credibilidade e reputação do Ultra.

Gestão do Programa

Este é um programa multidisciplinar, que envolve diferentes especialidades do mundo corporativo, mas também abrange fortes aspectos comportamentais. Afinal, a base do programa são as pessoas.

O Ultra procurou, em função destas características, organizar um Comitê de Conduta que pudesse reunir diferentes especialistas, buscando promover um debate rico e construtivo na formulação dos princípios e diretrizes do programa.

Além disto, o Comitê é responsável pela gestão de todo o programa, propondo atualizações, iniciativas, orientações, além de agir nos casos de dúvidas e violações de condutas.

Atualmente o Comitê é coordenado por um executivo externo, o que aumenta a independência do órgão, e é apoiado por executivos do Ultra, oriundos das áreas financeira, jurídica e de auditoria e compliance.

Diretrizes

O programa tem origem em seu documento mais importante: o Código de Ética do Ultra.
Este documento, tratado internamente como a “Constituição do Ultra”, sumariza todos os princípios éticos que devem orientar as decisões e condutas dos colaboradores.

Código de Ética

Lançado em 2004 com o objetivo de disciplinar o ambiente de trabalho, passou por diversas revisões e em 2014 foi totalmente reformulado. Esta revisão transformou seu texto inicialmente prescritivo em uma estrutura principiológica, aumentando sua abrangência.

O Código de Ética atual está baseado em três grandes princípios: Ética na Gestão, Ética nos Relacionamentos e Ética no Ambiente de Trabalho e valoriza a autonomia e o senso de responsabilidade dos colaboradores do Ultra, estimulando a reflexão sobre questões éticas e morais que permeiam suas atividades.

Políticas Corporativas:

Como o Código de Ética possui uma estrutura principiológica, alguns desses princípios necessitam de políticas mais prescritivas, que orientam detalhadamente sobre controles e procedimentos que devem ser adotados. As principais políticas corporativas atualmente são:

Política Anticorrupção e de Relacionamento com Agentes Públicos

Esta política consolida as diretrizes de prevenção e combate à corrupção nas relações envolvendo o Ultra. A política está em sintonia com os preceitos da Lei Federal nº 12.846/13, que responsabiliza as pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública independentemente de dolo ou culpa, dentre outros normativos nacionais e internacionais.

Política Concorrencial

Consolida diretrizes da livre concorrência, defesa do consumidor e da livre iniciativa. Está pautada na Lei Federal 12.529/11, que combate crimes contra a ordem econômica nas práticas comerciais.

Política de Conflito de Interesses

Busca promover as medidas adequadas e necessárias de modo a zelar pela transparência e independência nas relações do Ultra.

Treinamentos

Aliado às diretrizes, o treinamento constitui a base fundamental do Programa de Ética e Compliance, atuando de forma preventiva.

O Ultra considera que os esforços aplicados na orientação das pessoas, influenciando em seu comportamento, promoverá um efeito muito mais eficiente e permanente no ambiente de trabalho.

Neste sentido, várias formas de treinamentos, sejam presenciais ou on-line, conceituais ou comportamentais, são ministradas sistematicamente pelo Programa de Compliance, cujo conteúdo é cuidadosamente estruturado pelo Comitê de Conduta multidisciplinar, seguindo as diretrizes do programa.

Comunicação Institucional

Considerada uma peça fundamental, a comunicação institucional alinha os diversos elementos da governança do Ultra com as iniciativas do Programa de Ética e Compliance. A palavra de nossos gestores, transmitida por meio de filmes e comunicados, é importante para deixar claro o tom definido pela companhia e garantir o alinhamento de todos os níveis da organização.

Controles Internos e Compliance

Exercitando o princípio da autonomia e responsabilidade, os negócios e as diversas áreas da administração são responsáveis pelo estabelecimento de procedimentos e controles para mitigar riscos de não-conformidade em relação às diretrizes do Ultra ou dos mercados em que a companhia atua. Esta atividade é apoiada por diversas áreas, dentre elas as de Controles Internos, Áreas Jurídicas, Administração e Controles, Controladorias, além da própria área de Compliance.

Os controles estabelecidos são visitados sistematicamente pela Gerência de Compliance, por meio de suas diversificadas rotinas de monitoramento, tais como avaliações da SOX ou testes de conformidade aos controles estabelecidos nas políticas corporativas. Adicionalmente, tais rotinas ainda poderão ser objeto de auditorias internas, aprofundando o monitoramento em temas específicos.

Nesta etapa agimos no sentido da detecção de não-conformidades, corrigindo eventuais falhas nos controles e aprimorando o Programa de Ética e Compliance.

Canal Aberto Ultra

Uma das mais importantes ferramentas de detecção de desvios e não-conformidade, o Canal Aberto Ultra é o meio pelo qual colaboradores, terceiros e parceiros podem fazer denúncias e esclarecer dúvidas sobre dilemas éticos. Com alcance nacional e internacional, é operado por uma empresa independente, que trata a informação com confidencialidade e diligência, garantindo seu correto processamento. Pode ser acessado pelo telefone 0800-701-7172 ou pelo site www.canalabertoultra.com.br.

Toda denúncia será apurada pela Auditoria Interna. Os casos mais críticos serão analisados pelo Comitê de Conduta e poderão ser levados ao Conselho de Administração do Ultra.

Auditoria Interna

A Gerência de Auditoria Interna é uma área independente que auxilia o Programa de Ética Compliance com revisões sistemáticas nos pagamentos do Ultra, apuração de denúncias recebidas, avaliações pontuais, além de cumprir o planejamento anual de seus trabalhos que é discutido e aprovado pelo Conselho Fiscal.

Riscos

Outra área que compõe a Diretoria de Auditoria e Compliance, a Gerência de Riscos executa o mapeamento sistemático dos riscos do Ultra, organizando todas as informações e assessorando a gestão na avaliação das exposições e nos níveis de sua mitigação. Neste processo, a Gerência de Riscos executa o mapeamento dos riscos relativos às condutas antiéticas ou práticas ilegais, sinalizando pontos de melhoria do Programa de Ética e Compliance que serão endereçados pelo Comitê de Conduta.